Stała współpraca z hurtownią jaj zaczyna się od zebrania kilku prostych danych. Dostawca musi wiedzieć, czym zajmuje się firma, jakiego produktu potrzebuje, ile zużywa go w zwykłym tygodniu i gdzie ma odbywać się rozładunek. Bez tych informacji nawet atrakcyjna cena nie wystarczy do ułożenia dostaw, które nie kończą się brakiem produktu albo przepełnionym magazynem.
Poniższy przewodnik pokazuje cały proces z punktu widzenia restauracji, sklepu, piekarni, cukierni lub zakładu produkcyjnego. Nie zakłada, że klient zna branżowe nazwy opakowań czy od razu potrafi podać idealną ilość. Pierwsze zamówienie jest punktem wyjścia. Po kilku dostawach można je poprawić na podstawie rzeczywistego zużycia.
1. Przygotuj informacje o swojej firmie
Na początku wystarczy krótki opis działalności. Restauracja może podać liczbę miejsc i orientacyjną sprzedaż dań z jajami. Piekarnia lub cukiernia powinna sprawdzić receptury oraz liczbę wypieków. Sklep opiera się na rotacji półki, a zakład produkcyjny na dziennym przerobie. Potrzebne są też adres, godziny pracy i telefon do osoby, która będzie odbierała dostawy.
- rodzaj działalności i sposób wykorzystania jaj;
- orientacyjne zużycie tygodniowe albo miesięczne;
- preferowany produkt i rozmiar, jeżeli firma już je zna;
- dni oraz godziny, w których możliwe jest przyjęcie towaru;
- warunki wjazdu, postoju i dostępu do magazynu;
- wymagany obieg dokumentów jakościowych i księgowych.
2. Dobierz produkt do sposobu pracy
Jaja M i L w skorupkach są naturalnym wyborem dla sklepów, bufetów śniadaniowych i kuchni, w których wygląd gotowego produktu ma znaczenie. Piekarnia albo zakład pracujący na większych partiach może porównać ten wariant z pasteryzowaną masą jajową. Masa ułatwia odmierzanie i ogranicza czas potrzebny na rozbijanie, ale wymaga dopasowania receptury oraz warunków przechowywania. Jaja z wolnego wybiegu i jaja przepiórcze odpowiadają na bardziej wyspecjalizowane potrzeby menu lub sprzedaży.
Nie trzeba zamawiać pełnego katalogu. Lepszy jest mniejszy zestaw produktów, który rzeczywiście rotuje, niż kilka pozycji pozostających w magazynie. Jeżeli firma zmienia menu albo rozszerza sprzedaż, asortyment można uzupełnić w kolejnym cyklu.
3. Ustal pierwszą ilość i punkt ponownego zamówienia
Minimalne zamówienie w Agrofarm wynosi 360 jaj. To wartość startowa, a nie odpowiedź na każde zapotrzebowanie. Firma powinna policzyć, ile produktu zużywa między planowanymi dostawami, i dodać rozsądny margines na większy ruch. Zapas nie może być tak duży, by utrudniał rotację lub zajmował miejsce potrzebne na inne produkty.
Praktycznym rozwiązaniem jest punkt ponownego zamówienia. Odbiorca ustala, przy jakim stanie magazynu kontaktuje się z dostawcą. W restauracji może to być liczba opakowań potrzebna na dwa dni pracy, a w piekarni ilość wynikająca z najbliższego planu produkcji. Po dwóch lub trzech tygodniach łatwo sprawdzić, czy przyjęty poziom był właściwy.
4. Potwierdź termin oraz sposób składania zamówień
Agrofarm realizuje dostawy w dni robocze. Zamówienie przekazane do godziny 14:00 może zostać dostarczone następnego dnia roboczego po potwierdzeniu terminu i dostępności. Stały klient może korzystać z powtarzalnego zestawu i przesyłać jedynie korekty ilości. To wygodniejsze niż każdorazowe układanie zamówienia od początku.
Warto ustalić jedną osobę kontaktową po stronie firmy. Powinna wiedzieć, co znajduje się w magazynie, jakie są plany produkcji i kto odbierze dostawę. Jeśli zamówienia składa kilka osób bez wspólnej ewidencji, łatwo o podwójne zlecenie albo przeoczenie braków.
5. Przygotuj miejsce odbioru
Przed pierwszą dostawą trzeba wskazać bramę, wejście na zaplecze lub miejsce krótkiego postoju. W zakładzie i centrum magazynowym może być potrzebna awizacja. W restauracji położonej przy ruchliwej ulicy ważna jest pora, która nie pokrywa się z przygotowaniem do serwisu. Numer telefonu do osoby odbierającej powinien działać w wyznaczonym przedziale.
6. Sprawdź towar przy kierowcy
Odbiór nie powinien ograniczać się do podpisu. Pracownik porównuje liczbę opakowań z dokumentem, ogląda ich stan i sprawdza oznaczenie partii. Jeśli firma prowadzi własny rejestr dostaw, dane powinny trafić do niego od razu. Agrofarm pracuje zgodnie z procedurami HACCP, GMP i GHP, a dodatkowe wymagania dokumentacyjne należy omówić przed rozpoczęciem współpracy.
7. Oceń pierwsze dostawy i popraw harmonogram
Po kilku cyklach warto porównać zamówienia z rzeczywistym zużyciem. Jeżeli produkt regularnie zostaje, partia jest za duża albo dostawy odbywają się zbyt rzadko. Jeżeli firma wykorzystuje ostatnie opakowanie przed przyjazdem kierowcy, potrzebny jest większy margines. Zmiany sezonowe, święta, imprezy i nowa karta dań wymagają oddzielnej korekty.
Co zrobić przy zmianie lub niezgodności?
Korektę zamówienia najlepiej zgłosić jak najwcześniej i potwierdzić, czy dostawca może ją uwzględnić. Przy niezgodności trzeba zachować oznaczenie partii, dokument odbioru i zdjęcia opakowań, jeśli pokazują problem. Konkretne dane przyspieszają wyjaśnienie bardziej niż ogólna informacja, że „coś się nie zgadza”.
Przykład: restauracja rozpoczyna regularne dostawy
Restauracja zużywa jaja do śniadań, deserów i panierowania. Osoba odpowiedzialna za zakupy sprawdza cztery ostatnie tygodnie i oddziela zwykły serwis od dwóch większych rezerwacji. W rozmowie z dostawcą podaje średnie zużycie, rozmiar używany w recepturach, miejsce na zapleczu oraz godzinę, w której kuchnia może odebrać towar. Pierwsza partia obejmuje zapas do kolejnego ustalonego terminu i niewielki margines. Po tygodniu zespół zapisuje pozostałą ilość. Okazuje się, że w dni robocze zamówienie jest właściwe, ale przed weekendem potrzebna jest korekta. Kolejne zlecenie zostaje więc rozdzielone na poziom podstawowy oraz dodatkową liczbę opakowań potwierdzaną w czwartek.
Przykład: sklep ogranicza braki na półce
Właściciel sklepu wcześniej zamawiał na podstawie intuicji. Raz zostawało zbyt dużo produktu, innym razem półka była pusta przed weekendem. Przez trzy tygodnie zapisuje sprzedaż w zwykłe dni, piątki i soboty. Ustala też maksymalną liczbę opakowań, która mieści się na zapleczu bez utrudniania dostępu do innych produktów. Na tej podstawie tworzy stałe zamówienie oraz próg, przy którym zgłasza zwiększenie partii. Przed świętami nie zmienia stałej liczby na zawsze, tylko zamawia osobny dodatek. Taka procedura jest prosta i może być przejęta przez innego pracownika.
Najczęstsze pytania przed pierwszym zamówieniem
Czy trzeba od razu deklarować stałą ilość?
Nie. Pierwsze dostawy służą sprawdzeniu założeń. Po porównaniu partii z rzeczywistym zużyciem można ustalić poziom podstawowy i zasady korekt.
Kto powinien kontaktować się z hurtownią?
Najlepiej jedna osoba, która zna zapas i plan pracy firmy. Zastępca powinien mieć dostęp do tych samych ustaleń, aby urlop nie zatrzymał zamówień.
Czy można zmienić asortyment w trakcie współpracy?
Tak, po potwierdzeniu dostępności. Nowy produkt warto wprowadzić do konkretnej receptury lub części sprzedaży i dopiero później ocenić jego rotację.
Jak przygotować firmę z kilkoma punktami?
Każdy adres powinien mieć osobne zużycie, osobę odbierającą i warunki rozładunku. Jedna zbiorcza liczba nie pokazuje, gdzie rzeczywiście powstaje brak lub nadwyżka.
Kiedy ponownie przejrzeć ustalenia?
Stały harmonogram nie powinien być niezmienny przez lata. Warto wrócić do niego po zmianie menu, otwarciu nowego punktu, remoncie magazynu albo rozpoczęciu dodatkowej zmiany produkcyjnej. Dobrym momentem jest też koniec sezonu, ponieważ dane z najbardziej pracowitych tygodni nie zawsze pasują do spokojniejszego okresu. Osoba odpowiedzialna za zakupy porównuje wtedy zwykłą partię, liczbę korekt i ilość pozostającą przed kolejnym kursem. Jeżeli większość dostaw wymaga ręcznej zmiany, poziom podstawowy prawdopodobnie przestał odpowiadać firmie. Przegląd nie musi być rozbudowany: wystarczy krótka rozmowa oparta na zapisach zużycia i bieżących planach.
Po takim przeglądzie warto zapisać nową ilość podstawową, termin zgłaszania korekt i aktualny kontakt do odbiorcy. Dzięki temu kolejne zamówienie nie opiera się na ustaleniach pamiętanych inaczej przez każdą osobę.
Lista przed pierwszym telefonem
- Sprawdź zużycie z ostatnich dwóch lub czterech tygodni.
- Zapisz produkty używane w sprzedaży lub recepturach.
- Wyznacz osobę składającą zamówienia i osobę odbierającą.
- Przygotuj pełny adres oraz informacje o wjeździe.
- Określ, gdzie będą odkładane dokumenty partii.
Zapytaj o warunki współpracy
Jeżeli masz przygotowane podstawowe dane, skontaktuj się z Agrofarm pod numerem 667 057 060 lub 663 057 062. Możesz również użyć formularza kontaktowego. Informacje o miejscowościach obsługiwanych na Mazowszu znajdują się na stronie obszar dostaw.